Apa itu sistem informasi berbasis komputer?.
Dalam mempelajari suatu sistem informasi berbasis komputer, kita harus mengetahui apa yang dimaksud dengan sistem dan informasi itu sendiri. Bagi kebanyakan orang, istilah sistem menimbulkan gambaran mental tentang komputer dan program. Kenyataanya, istilah ini memiliki makna yang lebih luas.
Sistem.
Tanpa memperhatikan asal usulnya, sebuah sistem memiliki beberapa elemen yang sama. Yaitu Sebuah sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (commom purpose) (James A. Hall, 2001: 5).
Sedangkan Walkinson (1999) menguraikan sistem dengan sebuah kerangka (framework) yang terintegrasi satu atau beberapa tujuan. Sistem akan mengkoordinasikan sumber daya yang diperlukan untuk mengolah memasukkan menjadi keluaran atau hasil.
Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa suatu sistem terdiri atas beberapa unsur yang disebut subsistem, yang saling berhubungan dengan yang lain agar suatu sistem dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Hubungan antara subsistem ini berupa komunikasi informasi yang relevan sehingga secara bersama-sama dapat mencapai tujuan sistem. Tujuan sistem secara keseluruhan dapat tercapai apabila setiap subsistem dapat mencapai tujuan operasionalnya masing-masing.
Informasi.
Informasi adalah data yang diproses lebih jauh sehingga mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai “nilai pengaruh” atas tindakan-tindakan, keputusan-keputusan sekarang atau masa yang akan datang (Davis dan Olson,1985).
Barry E. Cushing (1974): informasi menunjukkan hasil dari pengolahan data yang diorganisasikan dan berguna kepada orang yang menerimanya.
Dapat di ambil kesimpulan bahwa informasi adalah:
1. Data yang diolah
2. Menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya
3. Menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) dan kesatuan nyata (fact dan entity)
4. Digunakan untuk pengambilan keputusan Kualitas informasi dapat berpengaruh terhadap kemampuan pengambilan keputusan untuk menggunakan substansi informasi dalam pembuatan keputusan yang tepat. Kualitas informasi meliputi unsur:
a. Relevan: informasi yang relevan berkaitan dengan sejauh mana informasi dapat membuat perbedaan untuk alternatif pengambilan keputusan.
b. Akurat: keakuratan informasi berkaitan dengan ketepatan dan keandalan informasi tersebut, sehingga informasi yang akurat berarti bebas dari kesalahan dan tidak menyesatkan pemakai informasi.
c. Tepat waktu: ketepatan waktu sebuah informasi berhubungan dengan kapan informasi tersebut tersedia.
d. Ringkas: keringkasan sebuah informasi berarti informasi tersebut sudah digolongkan dan disajikan dalam format yang tidak terlalu detail.
e. Kejelasan: informasi yang jelas menunjukkan tingkat kemampuan informasi untuk dapat dimengerti oleh pemakainya.
f. Dapat diukur (quantify ability): berhubungan dengan konsep pengukuran informasi–informasi yang dapat diukur akan menambah nilai informasi tersebut.
g. Konsisten: konsistensi sebuah informasi berhubungan dengan kemampuan informasi untuk dibandingkan dengan informasi sejenis dengan waktu yang berbeda.
Sistem informasi berbasis komputer.
Dari point-point diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa Computer Based Information System (CBIS) atau Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan suatu sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan.
Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.
Dalam penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.
Fungsi sistem informasi berbasis komputer.
Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi SIBK adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan mengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah :
• penghematan waktu (time saving)
• biaya (cost saving)
• peningkatan efektivitas (effectiveness)
• pengembangan teknologi (technology development) dan
• pengembangan personel (staff development).
Tujuan sistem informasi berbasis komputer.
Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan bisnis. Skema Sistem Informasi Berbasis Komputer di organisasi,dapat dibagi menjadi beberapa bagian:
• Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems).
• Sistem Otomastisasi Kantor (Office Automation Systems) dan Sistem Kerja Pengetahuan (Knowledge Work Systems)
• Sistem Informasi Manajemen (Management Information System)
• Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems).
• Sistem Informasi Manajemen (Management Information System).
• Sistem Ahli (Expert System) dan Kecerdasan Buatan (Artificial Intelegent)
• Sistem Pendukung Keputusan Kelompok (Group Decision Support Systems) dan Sistem Kerja Kolaborasi Dukungan Komputer (Computer-Support Collaborative Work Systems).
• Sistem Pendukung Eksekutif (Executive Support Systems).
Perubahan-perubahan Akibat Komputerisasi.
Dengan diterapkannya sistem komputerisasi pada sebuah sistem , maka akan terjadi beberapa perubahan-perubahan. Kalau penerapan komputer sudah penuh (fully computerized) dan cara manual sudah betul-betul ditinggalkan, maka perubahan-perubahan yang terjadi cukup dramatis, yaitu :
1. Perubahan Terhadap Struktur Organisasi
Pada perusahaan yang besar, penerapan komputer akan menimbulkan suatu departemen yang baru, yaitu departemen pengolahan data elektronik atau departemen sistem informasi.
Penerapan komputer juga dapat membawa perubahan dari struktur organisasi desentralisasi menjadi sentralisasi. Dengan komputer dan alat-alat komunikasi, maka dapat dilakukan pengiriman data dari satu tempat ke tempat yang lainnya, sehingga data dapat dipusatkan di satu tempat untuk diolah.
2. Perubahan Terhadap Simpanan Data
Pada sistem manual data dicatat di jurnal dan ledger (buku besar dan buku pembantu). Pada sistem komputer, data disimpan di file dalam bentuk yang hanya dapat dibaca oleh mesin (machine readable form) seperti misalnya disk magnetik atau pita magnetik dan tidak terbaca oleh mata manusia biasa.
3. Perubahan Pemrosesan Volume Data Besar yang Rutin
Perubahan ini mempunyai pengaruh yang cukup besar, karena komputer dapat beroperasi dengan lebih cepat, lebih tepat dan tidak mengenal lelah. Kalau manusia lelah, maka cenderung akan membuat kesalahan, karena mentalnya melemah (mental fatique). Sedang komputer tidak mempunyai mental, hanya mempunyai metal, sehingga hanya salah kalau komponenya saja yang rusak (metal fatique).
4. Perubahan Terhadap Ketersediaan Informasi
Perubahan ini mempunyai pengaruh yang cukup besar karena komputer dapat menyediakan informasi pada saat yang dibutuhkan
5. Perubahan dalam Pengendalian Intern
Dengan diterapkannya komputer, maka pengendalian intern akan mengalami perubahan.
End-User Computing.
End-user computing yang disingkat dengan EUC adalah Pengguna komputer secara langsung oleh seseorang untuk menyelesaikan masalah yang memerlukan computer based solution dengan cepat (Horrison dan Rainer, 1992) Pemanfaatan komputer oleh pemakai (Bodnar, 1996). Raymond (1996) end-user computing adalah pengembangan seluruh atau sebagian sistem oleh pemakai akhir. Pemakai akhir menurut John F. Rockart dan Lauren S. Flannery (1983) dikelompokkan menjadi empat golongan berdasarkan kemampuan komputer mereka, antara lain:
1. Pemakai Akhir Tingkat Menu (menu-level-end-user)
Sebagai pemakai akhir tidak mampu menciptakan perangkat lunak mereka sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi (prewritten software) dengan menggunakan menu-menu yang ditawarkan, seperti yang ditampilkan oleh perangkat lunak berbasis windows.
2. Pemakai Akhir Tingkat Perintah (command-level-end-user)
Sebagai pemakai akhir mempunyai kemampuan menggunakan perangkat lunak jadi yang lebih dari sekedar menu-menu. Para pemakai akkhir ini dapat menggunakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi aritmatika dan logika pada data.
3. Pemakai Akhir Tingkat Programer (end-user programmer)
Sebagai pemakai akhir menggunakan bahasapemrosesan seperti HTML (Hyper Text Markup Language), Visual Basic, Java Script, serta mengembangkan program-program yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka sendiri.
4. Personil Pendukung Fungsional (functional support personnel)
Di sejumlah perusahaan, spesialis informasi adalah anggota unit-unit fungsional dan bukannya di unit jasa informasi. Personil pendukung fungsional ini adalah spesialis informasi dalam arti sesungguhnya, tetapi mereka berdedikasi pada area pemakai tertentu dan melapor pada manajer fungsional mereka.
Faktor Personality
Faktor personality meliputi computer anxiety, computer attitudes, dan math anxiety. Personality disini merefleksikan perasaan individu mengenai komputer dan
penggunaannya (Igbaria dan Pasuraman, 1989). Horrison dan Rainer (1992) membaginya menjadi beberapa tipe keinginan dan sikap yang meliputi:
1. Computer Anxiety
Computer anxiety menunjukkan kecederungan seseorang untuk menjadi susah, khawatir atau ketakutan mengenai penggunaan komputer dimasa sekarang dan dimasa yang akan datang (Igbaria, 1998). Horrison dan Rainer (1992) mengatakan terdapat dua sikap yang berhubungan dengan computer anxiety yaitu fear dan anticipation. Sebenarnya computer anxiety menunjukkan suatu tipe stress tertentu, karena computer anxiety itu berasosiasi dalam menggunakan komputer dan penolakan terhadap mesin.
2. Computer Attitudes
Pendapat Fishbeir (1967) dalam Roseno (2002) mendefinisikan “attitudes is a mental and state of readiness, organized trough experience exerting a directive or dynamic influence upon the individual’s respones to all objects and situation which related”.
artinya bahwa sikap merupakan suatu mental dan pengetahuan perasaan yang diperoleh melalui pengalaman yang kadang mendorong adanya respon individual terhadap suatu obyek atau situasi yang berkaitan. Computer attitudes menunjukkan reaksi atau penilaian seseorang terhadap komputer berdasarkan kesenangan atau ketidaksenangannya terhadap komputer.
3. Math Anxiety
Math anxiety merupakan ketakutan, kecemasan, dan kekhawatiran yang berhubungan secara khusus dengan matematika (Trisnawati dan Permatasari, 2000). Howard (1986) menemukan suatu hubungan positif antara math performance dengan sikap terhadap komputer. Penelitian lain mengemukakan bahwa math anxiety mempunyai pengaruh langsung dengan computer anxiety dan pengaruh tidak langsung dengan computer attitudes (Igbaria, 1992)
Model dari Computer Based Information System (CBIS)
Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah dengan menggunakan informasi. Informasi disajikan secara lisan atau tulisan oleh suatu pengolah informasi. Porsi komputer dalam pengolah informasi terdiri dari tiap area aplikasi yang berbasis
komputer – SIA, SIM, DSS, OA, dan ES. Sistem informasi berbasis komputer (computer-based information system) atau CBIS digunakan untuk menggambarkan lima subsistem yang menggunakan komputer.
Organisasi Jasa Informasi
Perusahaan-perusahaan yang menggunakan komputer menyadariperlunya membentuk unit-unit organisasional tersendiri yang terdiri dari para spesialis yang bertanggung jawab menerapkan sistem. Para spesialis informasi (information specialist) adalah
pegawai perusahaan yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara sistem berbasis komputer.
Ada 5 spesialis informasi :
Analis sistem (System Analyst), bekerjasama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang ada sekarang.
Pengelola database (Database administrator), bekerjasama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan database yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakainya.
Spesialis jaringan (Network specialist), bekerjasama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumberdaya komputer yang tersebar.
Programer, menggunakan dokumentasi yang disediakan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi-instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan.
Operator, mengoperasikan peralatan komputer berskala besar seperti mainframe dan komputer mini.
Pengelolaan CBIS
Kecenderungan menuju End-User Computing
End-User Computing (EUC) adalah pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh para pemakai. End-User Computing berkembang karena :
• Meningkatnya pengetahuan tentang komputer, berbagai tingkatan manajemen, mulai tingkat bawah diisi orang-orang yang menguasai komputer dengan baik.
• Antrian jasa informasi, para spesialis informasi selalu memiliki lebih banyak pekerjaan dengan yang dapat mereka tangani. Pemakai ingin mendapat layanan cepat.
• Perangkat keras yang murah.
• Perangkat lunak jadi; menawarkan dukungan peningkatan dan kemudahan penggunaan, dan memampukan perusahaan dan pemakai individu dengan sedikit atau tanpa keahlian komputer untuk menerapkan sistem berbasis komputer.
Mencapai CBIS
Dalam beberapa hal, tiap subsistem dari CBIS menyerupai suatu organisme hidup-lahir, bertumbuh, menjadi matang, berfungsi dan akhirnya mati. Proses evolusioner ini disebut
“Siklus kehidupan sistem” (system life cycle – CLC) dan terdiri dari tahapan : perencanaan, analisis, rancangan, penerapan, dan penggunaan.
Siklus ini mungkin berlangsung beberapa bulan, atau mungkin berlangsung beberapa tahun.
Berbagai peran manajer dan spesialis informasi selama siklus hidup sistem.
